Supo onnistui rekrytointiprosessissa - SecMeter

Rekrytointi herätti kysymyksiä julkisen rekrytointikampanjan tarkoitusperistä

Julkista rekrytointikampanjaa voi ja sitä usein käytetäänkin osana organisaation brändin ja työnantajakuvan rakentamista. Supon julkinen rekrytointikampanja on tulkittavissa myös organisaation laittomuuksissa ryvettyneen maineen korjaamista ja uudelleen rakentamista. Se ei ole herättänyt pelkästään kiinnostusta, vaan myös kysymyksiä hakijoiden tietojen keruun laillisuudesta ja eettisyydestä.

On kuitenkin tärkeää muistaa, että julkisella sektorilla rekrytoinnin on oltava tasapuolista ja noudatettava hyvää hallintotapaa, vaikka kampanja olisi kuinka näkyvä tahansa.

Suomessa työnantajan oikeutta käsitellä työnhakijoiden tietoja rajaavat muun muassa laki yksityisyyden suojasta työelämässä ja EU:n GDPR. Näiden keskeinen periaate on, että työnhakijalta saa pyytää vain tehtävän kannalta tarpeellisia tietoja.

On keskeistä huomata, että supolla ei ole rekrytointivaiheessa lakiin perustuvia erityisoikeuksia kerätä hakijoista laajempia tietoja kuin muillakaan työnantajilla. Myös turvallisuusviranomaisen on pystyttävä perustelemaan kaikki tiedonkeruu tehtävän kannalta välttämättömäksi.

Supo on perustellut hakuprosessiaan sillä, että henkilötiedustelutyössä korostuvat sosiaaliset vuorovaikutustaidot ja kyky analysoida omaa toimintaa. Tästä näkökulmasta videotehtävää voidaan pitää tehtävän kannalta perusteltuna arviointimenetelmänä.

Samalla rekrytointimalli herättää kysymyksiä tietojen oikeasuhtaisuudesta. Videomuotoinen vastaus voi sisältää laajempaa ja henkilökohtaisempaa tietoa kuin perinteinen hakemus, ja hakija saattaa tuoda esiin myös yksityiselämään liittyviä seikkoja, jotka eivät ole välttämättömiä työtehtävän arvioimiseksi.

Työnhakijoiden tietojen käsittelyn tulee olla vaiheittaista ja mahdollisimman rajattua. Laajemmat taustojen tarkistukset ovat yleensä mahdollisia vasta rekrytointiprosessin loppuvaiheessa, kun valittava henkilö on käytännössä tiedossa.

Tästä näkökulmasta voidaan kysyä, onko laaja videomuotoinen itsearviointi tarpeen jo hakuvaiheessa vai olisiko vastaava arviointi voitu toteuttaa myöhemmässä vaiheessa rajatummalle joukolle hakijoita.

Tuhannet USB-tikut paljastavat rekrytoinnin mittakaavan

Rekrytoinnin mittakaava on poikkeuksellinen. Hakemusten perusteella kyse on tuhansista USB-muistitikuista, joista jokainen sisältää hakijan videon.

Tämä tarkoittaa käytännössä tuhansia yksittäisiä arvioitavia suorituksia. Jokainen video on katsottava, analysoitava ja arvioitava, mikä tekee rekrytoinnista huomattavasti raskaamman kuin perinteinen hakuprosessi.

Arvioiden mukaan pelkkä videoiden läpikäynti voi vaatia satoja, jopa tuhansia työtunteja. Kyse on laajasta kokonaisuudesta, joka sitoo merkittävästi viraston resursseja.

Tietoturva keskeisessä roolissa

USB-muistitikut tuovat supolle mukanaan myös tietoturvanäkökulman. Fyysiset tallennusvälineet voivat sisältää haittaohjelmia, minkä vuoksi niiden käsittely vaatii erityistä varovaisuutta.

Tällaiset tallennusvälineet käsitellään tyypillisesti eristetyissä ympäristöissä, jotta mahdolliset uhat eivät pääse leviämään supon muihin järjestelmiin. Tämä hidastaa käsittelyä, mutta on välttämätöntä turvallisuuden varmistamiseksi.

Hakemuskäsittelyn ogistiikka muistuttaa rikostutkintaa

Fyysisten hakemusten määrä tekee rekrytoinnista logistisesti vaativan. Jokainen kirje, lomake ja muistitikkukokonaisuus on:

• kirjattava tarkasti
• säilytettävä turvallisesti
• yhdistettävä oikeaan hakijaan

Prosessi muistuttaa monin tavoin todistusaineiston käsittelyä. Kaikkien osien on pysyttävä hallinnassa koko käsittelyn ajan.

Signaalia kohinan keskeltä

Suurin haaste ei ole hakijoiden määrä, vaan sopivien henkilöiden tunnistaminen. Suuresta joukosta vain pieni osa etenee seuraaviin vaiheisiin. Tilannetta voidaan kuvata signaalin ja kohinan erottamisena. Tavoitteena on löytää ne hakijat, joilla on henkilötiedustelutyössä tarvittavat ominaisuudet.

Esikarsinta ja monivaiheinen valintaprosessi ratkaisevat

Supon henkilötiedustelijoiden rekrytointi ei perustu yksittäiseen haastatteluun, vaan todennäköisesti useisiin peräkkäisiin seulontavaiheisiin. Jo hakemusten ensimmäinen käsittely toimii tehokkaana karsintana, jonka jälkeen vain pieni osa hakijoista etenee pidemmälle prosessissa.

Esikarsinta alkaa jo hakemuksesta

Ensimmäinen seula syntyy käytännössä jo hakemuksen jättämisen tavasta. Hakijoiden tuli noudattaa tarkkoja ohjeita, toimittaa kirjeposti, liittää mukaan lomake sekä USB-muistitikulla video. Tämä karsii pois hakijoita, jotka eivät noudata ohjeita tai eivät ole valmiita näkemään vaivaa.

Seuraavaksi arvioidaan perusvaatimukset, kuten kielitaito. Rekrytoinnissa painotettiin erityisesti venäjän ja kiinan osaamista, mikä rajaa joukkoa merkittävästi jo varhaisessa vaiheessa.

Keskeinen osa esikarsintaa on myös videotehtävä. Hakijan kyky analysoida omaa epäonnistumistaan antaa viitteitä itsetuntemuksesta, ajattelun selkeydestä ja vuorovaikutustaidoista. Samalla arvioidaan ilmaisukykyä ja sitä, miten hakija jäsentää omaa toimintaansa.

Tässä vaiheessa ei vielä tehdä lopullisia valintoja, vaan erotellaan nopeasti ne hakijat, joilla ei ole tehtävän kannalta riittäviä valmiuksia.

Suuresta hakijamäärästä vain pieni osa etenee jokaisen vaiheen läpi. Valintaprosessi muistuttaa enemmän pitkää arviointiketjua kuin perinteistä työnhakua, ja sen tavoitteena on löytää hakijoita, joilla on sekä oikeat taidot että tehtävän edellyttämä harkintakyky ja luotettavuus.

Turvallisuusselvitys

Kun alkukarsinta on suoritettu ja jatkoon valittavat henkilöt ovat käytännössä tiedossa, on turvallisuusselvitysten vuoro. Tämä edellyttää hakijan tietoa ja suostumusta, ja siinä tarkastellaan henkilön taustoja ja mahdollisia riskitekijöitä. Tässä tarkistetaan muun muassa:

• taustat
• sidonnaisuudet
• mahdolliset riskitekijät

Syvällisempi arviointi alkaa vasta karsinnan jälkeen

Esikarsinnan jälkeen jäljelle jää vain rajattu joukko hakijoita, jotka etenevät monivaiheiseen arviointiin. Prosessin tarkkoja vaiheita ei ole julkistettu, mutta tiedustelualan käytäntöjen perusteella siihen kuuluu tyypillisesti useita elementtejä.

Hakijoita arvioidaan todennäköisesti useissa eri haastatteluissa, joissa testataan ajattelua, johdonmukaisuutta ja toimintaa paineen alla. Näiden lisäksi käytössä on yleensä psykologisia arviointeja, joilla pyritään tunnistamaan persoonallisuuden piirteitä, paineensietokykyä ja harkintakykyä.

Syventävät haastattelut

Seuraava vaihe on lähes varmasti useampi haastattelu:

• strukturoitu haastattelu (samat kysymykset kaikille)
• tilannekohtaiset kysymykset
• mahdollisesti korkeapaineinen haastattelu

Arvioidaan:

• ajattelua paineessa
• sosiaalista pelisilmää
• rehellisyyttä ja johdonmukaisuutta

Psykologinen arviointi

Tämä on käytännössä varma vaihe:

• persoonallisuustestit
• kognitiiviset testit
• psykologin haastattelu

Näissä etsitään mm.:

• emotionaalista vakautta
• manipulointikykyä vs. eettistä kontrollia
• paineensietokykyä

Soveltuvuustestit ja simulaatiot

Mahdollisiin vaiheisiin kuuluvat myös käytännön simulaatiot, joissa hakijan toimintaa tarkastellaan tilanteissa, jotka muistuttavat tiedustelutyön arkea. Tällöin arvioidaan, miten hakija toimii vuorovaikutustilanteissa ja kykeneekö hän hankkimaan tietoa luontevasti.

• roolipelit (esim. keskustelutilanne kohdehenkilön kanssa)
• havainnointitehtävät
• tiedonhankintatilanteiden simulointi

Näissä nähdään:

• miten hakija toimii oikeaa työtä muistuttavassa tilanteessa
• ei vain mitä hän sanoo osaavansa

Monivaiheinen arviointi ja vertailu

Hakijoita ei arvioida yksin, vaan:

• useat arvioijat tekevät päätöksiä
• eri osa-alueiden tulokset yhdistetään
• tehdään kokonaisarvio

Tavoitteena on löytää tasapainoinen profiili, ei vain yksittäisiä huippuominaisuuksia

Valinta ja koulutuspolun aloitus
Vain hyvin pieni osa pääsee läpi:

• valitut saavat paikan
• alkaa koulutus, joka itsessään on vielä uusi karsintavaihe
• kaikki valitutkaan eivät välttämättä valmistu tehtävään.

Tuhansien hakemusten läpikäynti vie kuukausia

Karkeiden arvioiden perusteella hakemusten käsittely voi tarkoittaa jopa 3 000–5 000 työtunnin kokonaisuutta. Yhden hakemuksen läpikäyntiin voi kulua keskimäärin noin tunti, kun huomioidaan kaikki vaiheet kirjaamisesta analyysiin ja dokumentointiin. Tämä tarkoittaa, että yksittäiselle työntekijälle työmäärä vastaisi yli vuoden työpanosta. Käytännössä työ jaetaan useamman arvioijan kesken. Esimerkiksi:

• noin 10 hengen tiimi voisi käsitellä aineiston 1–2 kuukaudessa
• noin 20 hengen tiimi noin kuukaudessa

Arviot riippuvat kuitenkin käsittelyn perusteellisuudesta ja käytettävissä olevista resursseista.

Rekrytointi muuttuu operaatioksi

Laajuutensa vuoksi rekrytointi muistuttaa enemmän erillistä operaatiota kuin tavanomaista työnhakuprosessia. Se edellyttää:

• erillisiä resursseja
• selkeitä arviointikriteerejä
• koordinoitua tiimityötä

Samalla näin suuri hakemusmäärä asettaa haasteita tasapuoliselle ja yhdenmukaiselle arvioinnille.

Mittari onnistuneelle kampanjalle

Hakijamäärä kertoo kampanjan onnistumisesta. Kiinnostus henkilötiedustelutyötä kohtaan on ollut laajaa, ja hakijoita on löytynyt monenlaisista taustoista.

Supo saa rekrytoinnin kautta myös laaja-alaisen aineiston analysoitavaksi ja arvokasta tietoa siitä, millaista osaamista Suomessa on ja mahdollisuuden profiloida henkilöitä, jotka ovat kiinnostuneita henkilötiedustelijan tehtävistä.

Kokonaisuutena tarkasteltuna rekrytointi tarjoaa viranomaiselle sekä mahdollisuuden että haasteen. Laajan potentiaalin hyödyntäminen vaatii merkittäviä resursseja ja huolellista arviointia.